PENGALAMAN MENGURUS PASPORT DI KANTOR IMIGRASI KELAS I SURABAYA “JUANDA”

Kantor Imigrasi Kelas I Khusus Surabaya, Sedati Juanda 

Sampai saat ini saya belum percaya juga bahwa dalam jangka waktu dekat akan pergi ke luar negeri, walaupun terbilang tidak seberapa jauh yakni “tetangga sebelah” Vietnam. Sebelumnya pihak kantor saya yang ada di luar negeri jauh jauh hari mengingatkan saya agar segera mengurus PASPORT untuk persiapan sewaktu-waktu pergi ke luar negeri. Namun dasar saya yang bandel, surat ijin berkunjung dan pergi keluar negeri itupun tak kunjung saya buat.

Hingga akhirnya seminggu yang lalu mau tak mau saya harus mengurus surat tersebut karena “mau tak mau” juga saya harus datang ke Vietnam karena pekerjaan sudah menanti disana. Saya sempat panik karena Manager saya sebelumnya bilang surat itu harus selesai dalam 2-3 hari, untung saja saya menang argumentasi bahwasanya jangka waktu mengurus PASPORT di Indonesia tidaklah secepat itu.

Sebelum mengurus PASPORT saya sempat menghubungi rekan-rekan se profesi yang sudah terlebih dahulu melanglang buana keluar negeri bagaiamana dan dimana tempat mengurus PASPORT yang mudah di kawasan Surabaya dan sekitarnya. Untuk di Surabaya dan sekitarnya sebenarnya terdapat beberapa alternatif tempat pengurusan PASPORT, yakni:

1.   Di daerah Sedati Juanda tepatnya arah ke terminal II bandara Juanda setelah lampu merah sebelum bypass Juanda di sisi kiri jalan sebelum lapangan Albatros atau sebelum SPBU kiri jalan

2.   Di dekat terminal Bungurasih pintu keluar bus antar kota. Sebelum pabrik biscuit UBM, atau sisi kiri flyover Waru.

3.   Di Graha Pena lantai II, ini pindahan dari kantor di Giant Mall Ahmad Yani

4.   Imigrasi Tanjung Perak (namun lokasi terdaftar di jl Raya Darmo Indah)

Dari rekan kerja saya dapat pelayanan yang cukup cepat dan mudah adalah Kantor Imigrasi di Juanda. Karena di dua tempat terakhir belum ada teman yang mencoba kesana, hanya untuk kantor imigrasi di Bungurasih dimana teman ada yang baru saja membuat passport beberapa bulan yang lalu disana mengatakan antrian pengurusan panjang dan terjadi double antrian.

Dimana seharusnya pengurusan PASPORT online sekarang harus menggunakan sistem antrian online namun kenyataan di lapangan, calon pengurus passport harus datang pagi-pagi ke lokasi untuk antri secara manual. Ini agak aneh menurut saya karena di antrian ONLINE sudah ditentukan jadwal kita datang, baik itu hari maupun tanggalnya.

Sebelum lanjut, perlu anda ketahui jika ingin mengurus passport harus membawa bukti antrian online berupa file PDF dimana didalamnya ada nama, jadwal pengurusan serta SCAN QR barcode sebagai bukti antrian. Anda harus download dulu aplikasinya di GOOGLE PLAY atau APP STORE atau bisa ke website dirjen Imigrasi dan Kependudukan. Setelah download anda harus register dulu ke dalam aplikasi tersebut sebelum bisa digunakan.

Data yang harus diisi adalah saat proses registrasi adalah:

1.       NAMA (user)

2.       PASSWORD (kata sandi untuk masuk ke dalam aplikasi)

3.       ALAMAT

4.       NOMER KTP/KIK ELEKTRONIK

5.       ALAMAT EMAIL

6.       NOMER TELEPON

Setelah proses registrasi selesai, anda akan mendapat email verifikasi berupa link untuk mengaktifkan program tersebut. Klik saja link yang ada dalam email tersebut, kemudian buka aplikasi ANTRIAN ONLINE tersebut. Didalamnya ada list atau daftar alamat kantor Imigrasi dimana anda bisa melakukan proses pengurusan passport di lokasi tersebut. Pilih saja lokasi kantor imigrasi terdekat dengan rumah anda, lalu pilih jadwal (hari dan waktu anda ingin melakukan proses pengurusan).

Setelah berhasil, anda akan mendapat bukti antrian secara online. Anda bisa unduh file antrian dalam bentuk PDF kemudian print dalam kertas A4 satu lembar sebagai bukti antrian yang akan ditanya oleh petugas saat pengambilan formulir.

Saat hari H pun tiba, saya datang kira kira 15 menit sebelum jadwal. Nampak di kursi tunggu luar puluhan orang sedang menunggu antrian PASPORT, saya sempat keder sebelum akhirnya bertanya ke bagian informasi. Hanya dengan menunjukkan nomer antrian online saya lalu diberi 2 lembar formulir pendaftaran. Saya tidak sempat mengambil foto formnya karena panik hehehhe.

Satu lembar form berupa surat pernyataan yang menyatakan bahwa tujuan kita ke luar negeri tidak dalam rangka bekerja, didalamnya harus disertakan materai 6 ribu rupiah. Sedangkan form satunya adalah form berisi data lengkap diri kita antara lain:

1.       Nama lengkap

2.       Tempat tanggal lahir

3.       Alamat

4.       Nomer telepon

5.       Nama dan alamat kantor

6.       Nama, TTL dan alamat orangtua

7.       Nama dan alamat istri atau suami

Semua isian form diatas harus ditulis dalam huruf balok dan tinta warna hitam.

Setelah mengisi form tersebut saya bergegas lanjut ke proses selanjutnya, yakni penyerahan berkas pengurusan passport (Akta lahir, KTP, KK) berkas tersebut difotokopi dalam kertas A4 masing masing satu lembar dan jangan lupa sertakan dokumen aslinya.

Di proses ini rupanya kesabaran saya diuji, sempat berdebat dengan petugas di loket verfikasi data awal karena alasan saya keluar negeri rupanya menjadi sedikit bermasalah. Namun yang membuat saya cemas dan sempat heboh adalah saat petugas menanyakan KTP, saya coba mencari kemana-mana namun tidak ketemu. Entah hilang atau keselip dimana saya panik saat itu, saya putuskan untuk mundur dulu antrian untuk mencari KTP tersebut dan menenangkan diri sejenak. 

Saya kembali ke meja tempat mengisi formulir, sambil mencoba bertanya pada orang di sekitar apakah melihat KTP yang tertinggal. Tak lupa bertanya kepada pak sekuriti yang cukup ramah menurut saya apakah ada orang yang menemukan KTP saya, ternyata dia berkata “belum ada Mas yang menemukan KTP tertinggal sampai sekarang”.

Saya hanya bisa duduk termenung menghela nafas panjang dan berharap keajaiban datang, hingga saya meihat bungkus r….k di kantung sebelah tas. Mungkin saya harus mer….k dulu untuk menenangkan pikiran, saya ambil bungkus tersebut dan eng ing eng, ada kartu berwarna biru terselip didekatnya. Alhamdulillah ya Allah, ternyata KTP saya ketemu.

Bergegas saya lari ke verifikasi awal tanpa lagi menghiraukan peringatan mereka untuk menyiapkan data tambahan yang mungkin diperlukan nanti, saya lalu beringsut ke tempat pengambilan berkas untuk wawancara tepat disebelahnya. Saya diberi MAP berwarna krem berisi dokumen data diri kita yang sudah difotokopi dan 2 form pendaftaran di awal. Lantas kita diberi nomer antrian untuk proses interview dan verifikasi data akhir di ruang tunggu atas.

Saya mendapat nomer antrian diatas seratus lima puluhan… sedangkan di papan antrian elektronik baru tertulis nomer seratus san, waktu menunjukkan jam setengah 11 siang. Saya berharap-harap cemas mudah-mudahan saja sebelum jam makan siang saya sudah dipanggil ke antrian di lantai 2. Untung saja nomer antrian di papan elektronik cepat berlalu, entah mengapa mungkin saja orang yang antri banyak yang tidak hadir saat itu, hingga saat bapak sekuriti yang ramah tadi berteriak memanggil nomer antrian dibawah 160 an.

Bergegas saya naik ke ruang atas di lantai dua, saya lihat sudah banyak juga antrian didalamnya. Terlihat banyak sekali meja petugas, dan kursi tunggu berupa sofa kotak berwarna biru. Area dalam ruang tunggu ini sangat nyaman, sofanya empuk dan dilengkapi pendingin udara. Hingga tiba giliran saya untuk proses interview, ternyata benar juga kata petugas dibawah ada dokumen pendukung yang mesti saya lengkapi dan harus di sertakan dalam bentuk cetak atau Print.

Saya kebingungan harus print dimana karena yang ada di luar hanya kedai fotokopi, saya beranikan diri bertanya kepada petugas yang memverifikasi berkas saya dimana kira kira ada komputer dan printer di dekat situ, ternyata ada di luar ruangan dekat dengan tangga sebelah kiri. Dia lantas berkata setelah di print langsung aja balik ke meja ini Pak.

Saya bergegas menuju tempat dimaksud dan berharap-harap cemas semoga PC dan printernya bisa digunakan. Komputer ternyata sudah menyala, dan setelah mencolok kabel USB saya dapat membuka screen shoot email lalu kemudian mencetaknya di printer yang syukurlah sudah ada kertas ukuran A4 didalamnya.  Printer tersebut dengan lancar mencetak dokumen pendukung tersebut, sekali lagi Alhamdulillah saya diberi kemudahan hari itu.

Tanpa menunggu lama saya kembali ke meja petugas setelah sebelumnya beberapa menit menunggu karena ada antrian orang setelah saya. Proses verifikasi berlangsung cepat, lanjut ke rekam sidik jari dan pemotretan. Tak lebih dari 5 menit selesai, petugas akhirnya member potongan atau slip bukti pengurusan untuk lanjut ke proses pembayaran pengurusan PASPORT di mobil kantor pos yang ada di halaman depan kantor imigrasi.

Mobil kantor Pos, tempat pembayaran pengurusan Pasport

Saya akhirnya turun ke lantai bawah tepat saat kumandang adzan dhuhur dari musholla di sisi kiri depan kantor imigrasi tersebut, terlihat mobil kantor pos berwarna orange di halaman depan. Saya mendekat ke mobil tersebut sambil menyerahkan slip yang diberi petugas, Mbak mbak kantor pos itu berkata “355 ribu Pak”. Ok Mbak sambil saya serahkan uang pas kepadanya. Kemudian dia menyerahkan slip pembayaran kepada saya dan juga nomer pengambilan, sambil berkata “paspor bisa diambil 3 hari kemudian Pak, tapi lebih amannya 5-7 hari daripada bolak-balik kesini”.

Alhamdulillah selesai juga proses pengurusan PASPORT hari ini, saya bergegas ke musholla untuk menunaikan sholat Dhuhur lebih dahulu sambil mengucapkan doa telah diberi kelancaran hari itu.

Secara keseluruhan menurut saya pengurusan Pasport cukup mudah asal berkas-berkas yang diperlukan sudah kita penuhi, yakni:

1.       Kartu Keluarga

2.       KTP elektronik

3.       Akta Lahir

4.       Bukti antrian online pengurusan Pasport

Semua dokumen asli harus disertakan dalam proses pengurusan dan jangan lupa fotokopi masing-masing satu lembar saja dokumen tersebut dalam kertas ukuran A4.

Satu hal lagi, jangan segan untuk bertanya kepada petugas yang ada di lokasi jika anda menemui kesulitan, karena mereka tidak segan dan dengan ramah akan siap membantu masyarakat yang hendak mengurus passport.